A feature de IA que obriga a tua equipa a executar

Hey nerd,

Vou partilhar contigo uma frustração antiga. Sempre que explico um processo à equipa, sou obrigado a explicá-lo outra vez. E outra. Há anos que é assim. Cada conversa destas torna a minha confiança no meu papel de empreendedor mais frágil.

Mas talvez tenha encontrado uma luz no fundo do túnel para essa frustração. Estou a correr esta funcionalidade há tempo suficiente para te garantir que é melhor meteres a cabeça no assunto.

Vou mostrar-te o que fiz.

Empacotei o meu Playbook

Um Playbook é uma coleção de processos. Antigamente usávamos documentos Word, hoje usamos skills ou comandos de IA para executar determinada tarefa recorrente.

Sabes tão bem como eu que o problema não é criar processos, é garantir que a equipa os executa. Ninguém quer saber. Ninguém abre um documento e lê na íntegra antes de executar uma tarefa. Eu entendo, eu também não leio e tenho dúvidas que se fosse obrigado o faria. Felizmente, está a ficar irrelevante, existe uma forma mais inteligente de operar.

Pegas no playbook da tua empresa, uma coleção de skills e comandos divididos por equipas, e enfias isso tudo num plugin. Uma espécie de comando mágico que instala o playbook na máquina da tua equipa.

Eu sei. É tudo nomes estranhos para uma merda que sempre existiu. É o que é, estou a jogar com as cartas do jogo e tu devias fazer o mesmo.

Porque este plugin não é só uma forma de empacotar o conhecimento específico da tua empresa, é também uma forma de "obrigar" à execução.

Música para os teus ouvidos?

Eu não te vou explicar como fazer, isso perguntas ao teu agente. Copias esta newsletter e partilhas com ele que ele ajuda-te a instalar. Envolve um pouco de trabalho inicial, o GitHub e alguma paciência.

Eu vou-te mostrar porque é que eu criei, talvez te inspire a procurar a vontade que precisas.

Posso disponibilizar à equipa com um clique.

Como é que eu passo as skills à equipa? E se eu atualizar como é que a equipa sabe que existe uma nova versão? Vão executar uma versão antiga? Tem de existir uma solução.

E existe. É um protocolo (plugin) que permite qualquer pessoa com um comando que executa no computador ficar com a instalação de tudo o que precisa para executar o playbook.

Foi por aí que comecei. Criei um comando para instalar. Outro para atualizar. "Criei" como quem diz pedir para criar, velhos hábitos da linguagem que ainda não se adaptam à nova realidade.

A equipa em 2 minutos instalou e começou a utilizar.
Assunto resolvido.

Mas, por razões que nada tinham a ver com isto, transitei toda a gente para o plano de equipa da Anthropic. Uma conta da empresa (teams) que permite criar acessos individuais para cada pessoa dentro da WhiteFlow.

Além da simplificação tem muitas outras vantagens. Uma delas foi conseguir disponibilizar o playbook da empresa sem ninguém ter de instalar nada.

Como eu sei o custo da ineficiência, saquei do cartão de crédito e avancei sem andar à procura de alternativas para poupar 100 euros por mês.

Desinstalei os comandos.
Carreguei o playbook na conta da empresa.
Assunto resolvido, desta vez bem resolvido.

Posso condicionar a utilização.

Poder equipar a equipa com o playbook já é uma coisa que eu e tu sempre ambicionámos. Mas poder obrigar à instalação e ao uso é outro nível.

Parece mentira. Aliás, na última reunião de equipa eu disse algo que nunca imaginei que ia dizer.
"Malta, temos uma nova skill (de planeamento) já está nas vossas máquinas. Não precisas de fazer nada, mesmo que não se lembrem, o vosso agente vai seguir esse processo"

Quando carregas o plugin podes escolher a opção de disponibilizar ou de obrigar à instalação por defeito. Ou seja, fica instalado em qualquer utilizador da equipa quer ele queira ou não.

E melhor ainda, podes adicionar instruções que se sobrepõem às instruções individuais de cada utilizador. Tens acesso a uma lista de regras transversais e podes escrever algo do género.
"Sempre que o user quiser fazer um plano usa a skill wf-plan"
Simples. Perpétuo.

Tu deves ter sofrido tanto como eu. Horas e horas a explicar às pessoas porque é que é importante executar de determinada forma sem nunca terminar a conversa com a confiança destruída. É bom poder respirar um pouco.

Não resolve tudo, mas resolve muita coisa se tu fores inteligente a construir o playbook.

Posso proteger o ativo.

Neste momento eu uso o Claude na empresa. Por uma simples razão, acho que eles me entendem melhor do que a concorrência. E entendem que uma oferta não é só o poder do modelo, uma empresa não vive só de potência. Vive de maximizar o valor dos ativos.

Foi isso que eles me entregaram, a possibilidade de eu proteger o meu. Ao usar a integração do Playbook dentro da empresa eu consigo evitar copiar o playbook para a máquina do colaborador.

Estás a entender? Se o teu colaborador vai embora, num clique fica sem acesso ao playbook. Não leva o maior valor da empresa (a forma como opera) com ele para outro lugar. O conhecimento acumulado fica na empresa.

E não venhas com a conversa de paranoia, é estratégia. Quando investes milhares de euros em pessoas, em tentativas e em melhorias do teu serviço, faz sentido expor essa aprendizagem toda? Não!

Sobretudo nesta era em que estamos a entrar, onde o conhecimento específico que nos diferencia está a ser transitado para ficheiros Zip. Fácil de executar, mas ainda mais fácil de "perder".

As skills são da empresa. São carregadas no playbook. São disponibilizadas a quem de direito. O teu agente acede se tiver permissões para aceder.

Posso aumentar a qualidade da execução.

Quantas vezes te disse para forçares a média de qualidade da tua equipa? Que o teu resultado está diretamente relacionado com essa média?

Eu sou chato porque me importa. Porque como já tive de tudo, empresas cheias de talentos e empresas cheias de mediocridade sei que não faço omeletes sem ovos. E tu devias ouvir.

Tudo o que permite contribuir para essa média eu faço. É talvez a minha maior preocupação. O playbook instalado por defeito em conjunto com as regras para o invocar é talvez a forma mais inteligente e subtil que encontrei de conseguir isso.

Tu sabes as minhas frustrações. Como é que eu explico a alguém que deve priorizar antes de avançar com o trabalho? Como é que eu explico que se deve definir o scope da tarefa antes de avançar? Como é que eu explico que se deve fazer uma revisão ao que é executado? Pior, como é que eu explico que se deve registar as aprendizagens para o teu colega ou ele próprio não cometer os mesmos erros?

Não explico. Condiciono a que seja assim.
Equipa: "Faz isso."
Agente: "Qual é o nº da tarefa para eu analisar todo o contexto?"

Equipa: "Implementa isso."
Agente: "Antes de avançar vou fazer algumas perguntas para garantir que temos o scope fechado e que definimos o que não é para fazer."

Deus do código, obrigado. A minha fé em ti sempre foi grande, mas nunca foi tão sentida como agora. Cria a tua igreja, e eu vou até lá de joelhos.

Posso crescer exponencialmente.

Tudo o que te estou a partilhar deve soar a novidade. Mas é real e está bem tangível para qualquer pessoa que se preocupa com o que está a construir.

Mas eu gosto de puxar a corda. Se eu consigo que cada pessoa da minha equipa siga o mesmo processo, mesmo que não se lembre, consigo criar um loop de melhoria contínua do processo em si?

Consigo!
Dá tema para outra conversa, mas eu estou a extrair as aprendizagens a cada execução de forma a criar versões melhoradas das próprias skills.

Melhorar a execução. Simplificar a execução. Gastar menos tokens. Acrescentar passos... Não tem fim.

Isto traz-me o que de maior desleal existe no mercado. Encurtar o ciclo de aprendizagem e melhoria contínua. Verdadeiramente crescer a um ritmo exponencial.

O que me afastava do empreendedorismo, está a desaparecer.

Já perdi a conta das vezes que pensei em acabar com esta linda visão de ser Founder. E a razão é sempre a mesma, a frustração de andar a explicar o mesmo.

E o desafio não acabou, mas nunca foi tão fácil como agora.

Porra. Quem está sentado na mesma cadeira que eu e não entende o que está a acontecer, que merda de trabalho é que está a fazer?

Achas possível delegar esta transformação? Lol. No dia em que alguém na tua equipa entender a abrangência e o impacto que esta tecnologia vai ter, é o mesmo dia em que ele sai para criar a sua empresa. Ou então faz uma OPA à tua.

Isso só não acontece porque ele não imagina o custo dessa fricção. Não sabe o tamanho da inércia de mover uma empresa numa direção. Não sabe o quão difícil é encontrar e capacitar pessoas. Não sabe que isso depende, na sua maioria, do nosso tempo.

Não vais delegar a integração desta tecnologia na tua empresa.
Da mesma forma que não vais poder ficar parado a executar como executas, porque isso é oportunidade para o teu concorrente que está a ler o mesmo email que tu.

Acorda.
Isto deixou de ser sobre perguntar à IA.
Nunca tivemos uma oportunidade tão grande de aumentar a faturação por colaborador da nossa empresa. Tenha o tamanho que tiver.

Aproveita.
Abraço, Luis Diogo